استقرار واحد PMO
یک دفتر مدیریت پروژه، یک واحد یا بدنه سازمانی است که می تواند مسئول مدیریت متمرکز و هماهنگ پروژه های زیر مجموعه قلمرو خود باشد . مسئولیت های یک دفتر مدیریت پروژه می تواند دامنه ای شامل تدارکات پشتیبانی وظایف مدیریت پروژه تا مسئولیت واقعی مدیریت مستقیم یک پروژه را در برگیرد. این واحد استانداردها و رویههای مدیریت پروژه را تنظیم، ثبت و کنترل میکند و اطمینان میدهد که پروژهها در زمان، بودجه و کیفیت موردنظر انجام میپذیرند.
بطور کلی دفاتر مدیریت پروژه در یک سازمان پروژه محور میتواند در سه سطح مستقر شود:
سطح پروژه : در این سطح دفتر کنترل پروژه مستقر میشود که اداره یک پروژه یا طرح را بر عهده دارد. در واقع، همه امور مربوط به برنامه ریزی، کنترل و ارزیابی پروژه، یا یکپارچه سازي برنامه زمانبندی پروژه های یک طرح، با بهکارگیری اصول و تکنیک های مدیریت پروژه توسط مدیر پروژه و کارشناسان کنترل پروژه در اين دفتر انجام میشود
سطح بخش وظیفه ای : محدوده دفتر مدیریت پروژه در این سطح، یکی از بخش های وظیفه ای سازمان است و همه پروژه های این بخش را در برمی گیرد. دفتر مدیریت پروژه در این سطح، فقط مسئول موفقیت یک پروژه نيست بلکه با توسعه فرایندها و رویه ها به کل بخش، موفقیت پروژه های تحت نفوذش را افزایش می دهد.
سطح راهبردی : در اين حالت، دفتر مدیریت پروژه سازمانی در بالاترین سطح سازمانی استقرار مییابد، به طوری که با ديگر بخشهای وظیفه های سازمان هم رده است. در این سطح دفتر مدیریت پروژه با دیدی همه جانبه بر کل پروژه ها نظارت دارد و به دلیل احاطه ای که بر کل سازمان دارد و ارتباط مستقیمی که با مدیریت ارشد برقرار میکند، علاوه بر کارکردهای معمول، اقداماتی فراگیر چون: انتخاب سبد پروژه های سازمان، نظارت بر پروژه ها در راستای برنامه راهبردی سازمان، تدوین و تسری استانداردها، فرایندها و روش شناسي ها و بهبود ارتباطات سازمانی را انجام ميدهد و موجب افزایش هم افزایی در كل سازمان می شود .
هندبوک PMO در سومین ویرایش خود 5 کارکرد زیر را برای این واحد تعریف کرده است :
- مدیریت روش
- مدیریت زیرساخت
- یکپارچه سازی منابع
- پشتیبانی فنی
- همسویی کسب و کار
